Liên hệ

Liên hệ hay khách hàng tiềm năng là một tài sản vô cùng quý giá của doanh nghiệp. Đội Marketing phải chạy bao nhiêu chiến dịch mới ra được, các bạn kinh doanh phải vận dụng các mối quan hệ mới có. Tuy nhiên hiện tại nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý rất thủ công bằng excel. Điều này dẫn đến việc tài sản đó có thể bị mất bất kỳ lúc nào khi một bạn nhân viên nghỉ làm chẳng hạn. Tính năng quản lý Liên hệ cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin, quá trình chăm sóc, lịch sử phụ trách tất cả các khách hàng tiềm năng của mình.

Liên hệ được chia làm 2 loại liên hệ chính: Liên hệ tổ chức và liên hệ cá nhân là những khách hàng tiềm năng chưa phát sinh giao dịch ký kết với doanh nghiệp mình. Phân chia loại liên hệ để giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đối tượng khách hàng, phục vụ cho việc phụ trách, chăm sóc.


Làm sao để bắt đầu sử dụng liên hệ?

Để quản lý liên hệ, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 0: Chuẩn bị file danh sách liên hệ đang có của công ty

Bước 1: Cài đặt liên hệ

Bước 2: Hướng dẫn tạo liên hệ

Bước 3: Quản lý liên hệ


Bước 0. Chuẩn bị file dữ liệu liên hệ

Hãy chuẩn bị file dữ liệu thông tin liên hệ mà công ty bạn đang theo dõi.


Bước 1. Cài đặt liên hệ

Để sử dụng được các tính năng quản lý liên hệ, bạn cần thực hiện các cài đặt cho liên hệ như sau:

  1. Cài đặt tổ chức, cá nhân
  2. Phân chia liên hệ
  3. Danh mục
  • Chọn vào biểu tượng    cạnh biểu tượng avatar > Chọn Cài đặt hệ thống Khách hàng
  • Trong màn hình cài đặt > Chọn Cài đặt tổ chức, cá nhân
  • Thực hiện cài đặt Liên hệ
  • Chọn [Cập nhật] để lưu lại

Thực hiện tương tự các bước trên với cài đặt Phân chia liên hệDanh mục

Cài đặt tổ chức, cá nhân

Bảng mô tả tính năng:

Phân chia liên hệ

Bảng mô tả tính năng:

Danh mục

Thực hiện cài đặt các danh mục liên quan đến Quy mô tổ chức, Lĩnh vực kinh doanh, Nguồn liên hệ, Nhóm khách hàng, Trạng thái liên hệ theo những danh mục theo thực tế doanh nghiệp đang quản lý và theo dõi.

Lưu ý:

– Những trường có dấu * đỏ là trường bắt buộc nhập

– Chọn biểu tượng  (+) để cài đặt thêm nhiều điều kiện


Bước 2. Hướng dẫn tạo mới liên hệ

Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin Hồ sơ nhân sự, bạn trở lại phân hệ Khách hàng > Chọn Liên hệ

Có 2 cách để tạo mới liên hệ trên phần mềm:

Cách 1: Tạo mới

  • Chọn biểu tượng [Tạo mới]  (góc trái màn hình)
  • Nhập các thông tin liên hệ cần quản lý
  • Chọn [Cập nhật ]  để lưu lại

Các trường cần lưu ý:

Cách 2: Import dữ liệu thông tin liên hệ

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng liên hệ trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều liên hệ. Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị 1 file excel có chứa dữ liệu các liên hệ, bạn có thể tham khảo mẫu Mẫu import liên hệ 

  • Ở màn hình danh sách Liên hệ chọn biểu tượng Import (góc phải màn hình)
  • Đính kèm file dữ liệu đã được định dạng theo form mẫu của hệ thống
  • Điền thông tin Từ hàng – Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
  • Chọn tên Trường dữ liệu và chọn Cột tương ứng với tên trường theo file dữ liệu liên hệ
  • Chọn thêm mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import như thông liên hệ, thông tin người liên hệ (đối với import liên hệ Tổ chức)

  • Chọn [Cập nhật ] để thực hiện import dữ liệu, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

  • Bạn có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng import góc phải màn hình > Xem lịch sử import liên hệ
  • Trên danh sách lịch sử import liên hệ chúng ta sẽ xem được số liên hệ import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Bước 3. Quản lý liên hệ

2 cách quản lý liên hệ:

  • Quản lý liên hệ tại màn hình danh sách
  • Quản lý liên hệ tại màn hình chi tiết

Tại màn hình danh sách liên hệ, click chuột phải vào 1 liên hệ để thực hiện tác vụ quản lý liên hệ

Hoặc tại màn hình chi tiết của liên hệ