Đơn hàng bán

Đơn hàng bán là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua.

Làm sao để sử dụng tính năng này trên phần mềm?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách đơn hàng bán của công ty bạn

Bước 1. Cài đặt đơn hàng bán

Bước 2. Tạo mới đơn hàng bán

Bước 3. Quản lý đơn hàng bán


Bước 0. Chuẩn bị file đơn hàng bán

Hãy chuẩn bị file đơn hàng bán theo mẫu, Bạn có thể tải file dữ liệu tại: Đơn hàng bán


Bước 1. Cài đặt đơn hàng bán

Khi bắt đầu sử dụng đơn hàng bán, bạn hãy thực hiện những cài đặt trước để ứng dụng có hiệu quả những tiện ích mà quản lý đơn hàng bán mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng  cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Bán hàng
  • Trong màn hình cài đặt Bán hàng  > Chọn mục Đơn hàng bán  > Cài đặt lựa chọn từng option theo quy định của công ty bạn (có giải thích cụ thể ở từng option)
  • Cài đặt mã đơn hàng tại đây. Mã đơn hàng là tạo cấu trúc mã cho đơn hàng để sinh tự động khi tạo mới đơn hàng.

  • Cài đặt [Mẫu đơn hàng bán], [Doanh số, hoa hồng]. Cài đặt lựa chọn từng option theo quy định của công ty bạn (có giải thích cụ thể ở từng option)
  • Cài đặt Tình trạng đơn hàng bán. Chọn biểu tượng [Tạo mới] (tại góc trên bên trái màn hình) > Nhập tình trạng đơn hàng

  • Cài đặt người duyệt Đơn hàng bán. Chi tiết xem tại Hướng dẫn cài đặt Duyệt tự động đơn hàng bán

Bước 2. Tạo mới đơn hàng bán

Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin, bạn trở lại chọn menu phân hệ   > chọn Bán hàng > Chọn Đơn hàng bán

Bạn có 2 cách để thêm mới đối tượng Đơn hàng bán:

Cách 1: Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng đơn hàng bán một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài đơn hàng bán (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

  • Chọn biểu tượng Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
  • Nhập vào các thông tin đơn hàng bán cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin, Hàng hóa, Khuyến mại, Doanh số, Liên quan để cập nhật thông tin tương ứng

  • [Ngày bán]: Ngày tạo Đơn hàng bán
  • [Mã đơn hàng bán]: là mã đơn hàng bán và mã này không được trùng với các mã đơn hàng khác. Sẽ được tự sinh theo cấu trúc đã cài đặt hoặc tự nhập tay
  • [Mẫu đơn hàng bán]: chọn mẫu đơn hàng bán
  • [Khách hàng]: Chọn khách hàng hoặc có thể tạo mới nhanh Khách hàng trên màn hình tạo mới Đơn hàng bằng cách click vào (+) , màn hình pop-up hiển thị, nhập thông tin cho khách hàng sau đó cập nhật để lưu lại. Thông tin Khách hàng sẽ được hiển thị khi chọn khách hàng.
  • [Người phụ trách]: Sẽ hiển thị nếu Khách hàng trước đó có người phụ trách, hoặc người dùng thay đổi người phụ trách khi tạo mới.
  • [Người theo dõi]: Người được chọn theo dõi sẽ nhận được thông báo khi có bất kỳ tác động gì đến đơn hàng
  • [Hàng hóa, dịch vụ]: Chọn các hàng hóa dịch vụ cho đơn hàng đó (nhập tên hàng hóa, số lượng, đơn giá…)

Lưu ý: Trường thông tin bắt buộc (có dấu * cạnh tên trường)

Cách 2: Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng đơn hàng trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều đơn hàng bán. Cụ thể:

  • Chọn biểu tượng [Import] tại góc trên bên phải màn hình
  • Đính kèm file excel đã được chuẩn bị

  • Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
  • Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng (+)  để thêm các trường muốn import
  • Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import như Nội dung đơn hàng bán, Hình thức thanh toán, Doanh số
  • Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ
  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi
  • Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng import góc phải màn hình > Xem lịch sử import đơn hàng bán. Trên danh sách lịch sử import đơn hàng bán chúng ta sẽ xem được số đơn hàng bán import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Các tác vụ trên màn hình danh sách Đơn hàng bán (Tại góc trên bên phải màn hình)


Bước 3. Quản lý đối tượng

Các tính năng tại màn hình chi tiết Đơn hàng bán (góc trên bên phải màn hình)