Quản lý lịch chung

Ở mỗi công ty, việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện, hoạt động là việc không thể thiếu. Đó có thể là hoạt động của cả công ty hay của các phòng ban, hội nhóm. Khi đó người quản lý sẽ không thể bỏ qua được các công việc như: Đặt phòng họp, gửi thông báo tới nhân sự tham gia, xác nhận số lượng nhân sự tham gia để từ đó lên kế hoạch tổ chức một cách hợp lý nhất.

Với tính năng Lịch biểu, bạn sẽ không phải thực hiện các công việc trên một cách thủ công nữa, tất cả sẽ được tự động hóa bởi tính năng quản lý Lịch chung

Làm thế nào để quản lý lịch trên phần mềm?

Bước 0: Lên kế hoạch công việc của bạn

Bước 1: Cài đặt Lịch, phòng họp

Bước 2: Tạo mới sự kiện, lịch

Bước 3: Quản lý lịch biểu


Bước 0. Lên kế hoạch công việc của bạn

Trước khi thực hiện các tính năng của lịch biểu, bạn cần có một kế hoạch cụ thể cho sự kiện /cuộc họp sắp diễn ra, bao gồm các thông tin về: Thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, nội dung sự kiện…


Bước 1. Cài đặt lịch, phòng họp

Để sử dụng được tính năng lịch biểu, trước tiên bạn cần phải cài đặt Lịch công ty, phòng ban và Phòng họp. Bởi khi tạo một lịch họp, hệ thống sẽ cho phép bạn chọn phòng họp, giúp bạn đặt luôn phòng họp đó và hiển thị cảnh báo nếu có người khác đặt phòng họp trùng với thời gian của bạn.

Để cài đặt, bạn truy cập vào biểu tượng trên góc phải màn hình > Chọn Cài đặt hệ thống > Click chọn Lịch biểu. Tại đây, bạn cần thiết lập danh sách các lịch và phòng họp

Các trường cần lưu ý:


Bước 2. Tạo mới sự kiện, lịch biểu

Tính năng Lịch biểu cho phép tạo mới sự kiện hay lịch họp, trong đó bạn có thể mời người tham gia trên hệ thống. Ngoài ra còn cho phép bạn cài đặt các kiểu cảnh báo lịch khác nhau.

Để tạo một sự kiện /Cuộc họp, bạn truy cập vào phân hệ Lịch biểu > Click chọn Sự kiện ở góc trái màn hình:

Các trường, cài đặt cần lưu ý:


Bước 3. Quản lý lịch biểu

Các màn hình xem lịch biểu

Với tính năng lịch biểu, người dùng có thể chọn xem theo nhiều kiểu như: Xem theo ngày, xem theo tuần, tháng, hoặc bạn có thể chọn xem theo phòng họp bằng cách click chọn vào tác vụ Xem theo trên thanh công cụ ở góc phải màn hình

Quản lý lịch biểu

Với một sự kiện đã được lên lịch sẵn, người dùng có thể thực hiện các tính năng: Xác nhận tham gia, sửa thông tin sự kiện, thiết lập nhắc nhở, sửa, xóa.