Công việc quy trình

Quy trình là gì?

Quy trình là tập hợp các công việc lặp đi lặp lại do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Thông thường việc giao tiếp giữa các bộ phận thường diễn ra qua email hoặc một số công cụ giao tiếp khác, gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, không thống kê được kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban.

Tính năng quản lý quy trình cho phép doanh nghiệp số hóa và định nghĩa quy trình của mình. Khi có một công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình, thì công việc đó sẽ tự động chạy theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình và có thể báo cáo tiến độ ngay tại công việc đang thực hiện.

Làm thế nào để quản lý công việc quy trình?

3 bước để sử dụng tính năng quản lý quy trình công việc trên phần mềm

Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

Bước 2: Hướng dẫn tạo công việc quy trình

Bước 3: Quản lý công việc quy trình


Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

1. Cài đặt các thông tin cần thiết cho quy trình

Để cài đặt các quy trình mẫu cho doanh nghiệp của mình, người quản lý thực hiện các thao tác sau:

  • Chọn biểu tượng bên trái avatar > Chọn Cài đặt hệ thống >Công việc Công việc quy trình
  • Chọn nút [Tạo mới]  ở góc trái màn hình
  • Nhập thông tin cần thiết

Các trường cần lưu ý

2. Tùy chỉnh form báo cáo

Do mỗi doanh nghiệp có những đặc thù công việc khác nhau, vì thế sẽ có những yêu cầu hiển thị các trường thông tin riêng sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Để giải quyết vấn đề này, Tính năng tùy chỉnh form trong quy trình công việc mẫu cho phép doanh nghiệp tự cấu hình các trường hiển thị trong công việc của mình…

Với những quy trình mẫu đã được tùy chỉnh form, khi tạo mới công việc, hệ thống sẽ hiển thị các trường đã được thiết lập để người dùng nhập thông tin tương ứng.

Cài đặt form báo cáo công việc quy trình

  • Tại màn hình tạo mới cài đặt quy trình > Chọn Tùy chỉnh form
  • Nhập các thông tin cần thiết
  • Chọn [Cập nhật] để lưu lại

Khi cài đặt tùy chỉnh form công việc quy trình, màn hình tạo mới công việc sẽ hiển thị các thông số vừa cài đặt như sau:

3. Thiết lập quy trình

Cài đặt thông số cho node Công việc

  • Click chuột phải vào biểu tượng công việc màu xanh > chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt
  • Chọn [Cập nhật]

Cài đặt thông số cho node Hành động

  • Click chuột phải vào biểu tượng công việc > Chọn Thêm hành động
  • Click chuột phải vào biểu tượng hành động/trạng thái > Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn Cập nhật để lưu lại

Cài đặt thông số cho node Hoàn thành/Tạm dừng/Hủy

  • Click chuột phải vào biểu tượng công việc > Chọn Thêm hành động chuyển trạng thái > Chọn Hoàn thành/Tạm dùng/Hủy
  • Click chuột phải vào biểu tượng Hoàn thành/Tạm dùng/Hủy > Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn Cập nhật để lưu lại.

Khi next hoạt động/trạng thái công việc thì hệ thống sẽ hiển thị popup các trường trong cài đặt form báo cáo để điền dữ liệu

Hành động/trạng thái có cài đặt tùy chỉnh form thì hiển thị icon   , khi click vào icon thì hiển thị popup bao gồm các trường đã nhập trước đó.

Cho phép xuất biểu mẫu dựa trên từ khóa đại diện của các trường đã tạo

Một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các node công việc, hành động và các node trạng thái (Hoàn thành, tạm dừng, hủy). Ngoài ra sẽ có thêm các node ràng buộc giữa các công việc với nhau tùy vào tính chất công việc của doanh nghiệp.

Các trường cần lưu ý


Bước 2. Hướng dẫn tạo công việc quy trình

Một quy trình mẫu có thể sử dụng cho nhiều công việc khác nhau. Để tạo công việc quy trình, bạn vào phân hệ Công việc > click chọn Quy trình > chọn Tạo mới ở góc trái màn hình để tiến hành thêm mới công việc

Màn hình tạo mới công việc quy trình gồm 3 phần cơ bản:

  • Thông tin chung
  • Quy trình
  • Đối tượng liên quan

1. Thông tin chung

Nhập thông tin chung cho công việc của bạn. Các trường có dấu sao là trường bắt buộc. Khi bạn chọn Quy trình, hệ thống sẽ tự động lấy ra Người quản lý và Người theo dõi mà bạn đã cài đặt trong quy trình. Bạn có thể thêm Người theo dõi cho công việc của mình.

Hành động/trạng thái có cài đặt tùy chỉnh form thì hiển thị icon   , khi click vào icon thì hiển thị thông số đã nhập trước đó

2. Quy trình

Sau khi chọn quy trình mẫu ở phần Thông tin chung, quy trình sẽ hiển thị ở mục này

3. Đối tượng liên quan

Một công việc có thể liên kết tới nhiều đối tượng khác nhau trên hệ thống như: Khách hàng, hợp đồng, đơn hàng…. Ví dụ trong 1 quy trình bán hàng, bạn có thể gán tên khách hàng hoặc hợp đồng liên quan vào công việc.


Bước 3. Quản lý công việc quy trình

Tính năng quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn  trong những công việc sau : Cập nhật trạng thái, giao việc, giám sát tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp, tạo lịch sự kiện trên công việc, đính kèm tài liệu