Hợp đồng

Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật lao động.

Quản lý hợp đồng lao động giúp ích gì cho doanh nghiệp?

  • Thường các doanh nghiệp mới quản lý file cứng của hợp đồng lao động và chưa số hóa để quản lý. Tính năng quản lý hợp đồng cho phép số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Việc quản lý này giúp cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin nhanh chóng chính xác.
  • Ngoài ra, các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự. Đây sẽ là cơ sở để tính toán lương, phụ cấp cho người lao động.

Đối tượng sử dụng:

Bộ phận nhân sự và quản lý chi nhánh, phòng ban

Làm sao để sử dụng tính năng này trên phần mềm?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách hợp đồng lao động của công ty bạn

Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Bước 2. Tạo mới hợp đồng lao động

Bước 3. Quản lý hợp đồng lao động


Bước 0. Chuẩn bị file hợp đồng lao động

Hãy chuẩn bị file danh sách hợp đồng lao động của công ty bạn.


Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Trước khi sử dụng hợp đồng lao động, bạn hãy thực hiện cài đặt trước để khai thác tối đa những tiện ích mà quản lý hợp đồng lao động mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên  cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự
  • Trong màn hình cài đặt Nhân sự  >  Chọn mục Loại hợp đồng lao động. Để tạo thêm các loại hợp đồng thực hiện chọn biểu tượng [Tạo mới] ( góc trên bên trái màn hình).

  • Cài đặt các thông số liên quan đến loại hợp đồng

Lưu ý: Trường thông tin bắt buộc Tên hợp đồng, Loại hợp đồng, Đơn vị, Bảo hiểm (có dấu * đỏ cạnh tên trường)


Bước 2. Tạo mới hợp đồng

Sau khi hoàn thành cài đặt Các loại hợp đồng lao động, bạn trở lại phân hệ Nhân sự  > Chọn Hợp đồng 

Bạn có 3 cách để thêm mới đối tượng Hợp đồng lao động:

Cách 1. Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hợp đồng lao động. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài hợp đồng (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

  • Chọn nút [Tạo mới] (tại góc trên bên trái màn hình)
  • Nhập vào các thông tin hợp đồng cần quản lý tại màn hình tạo mới

Lưu ý: Các trường thông tin bắt buộc Mã HĐ, Mã nhân sự, Hợp đồng, Hiệu lực từ ngày (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

Cách 2. Tạo từ hồ sơ nhân sự

Bạn có thể tạo mới hợp đồng từ hồ sơ nhân sự

  • Tại màn hình danh sách nhân sự, click chuột phải vào nhân sự > chọn Tạo hợp đồng

Cách 3. Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hợp đồng lao động trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hợp đồng lao động. Cụ thể:

  • Chọn nút  [Import] tại góc trên bên phải màn hình
  • Đính kèm file excel đã được chuẩn bị.

  • Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
  • Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn icon (+) để thêm các trường muốn import
  • Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ.
  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi.

Các tác vụ trên màn hình danh sách Hồ sơ nhân sự (Tại góc trên bên phải màn hình)


Bước 3. Quản lý đối tượng

Các tính năng tại màn hình chi tiết hợp đồng lao động (góc trên bên phải màn hình)