Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch,hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép…của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ nhân sự giúp ích gì trong quản lý doanh nghiệp?

  • Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty
  • Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận quản lý có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công…
  • Hỗ trợ trong việc quản lý nhất quán thông tin nhân sự và có thể tìm kiếm nhanh, chính xác thông tin
  • Cập nhật nhanh chóng, chính xác trạng thái hồ sơ nhân sự

Đối tượng sử dụng:

Bộ phận nhân sự hoặc quản lý chi nhánh, phòng ban

Làm sao để sử dụng tính năng này trên phần mềm?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách nhân sự đang làm việc của công ty bạn

Bước 1. Cài đặt hồ sơ nhân sự

Bước 2. Tạo mới hồ sơ nhân sự

Bước 3. Quản lý hồ sơ nhân sự


Bước 0. Chuẩn bị file hồ sơ nhân sự

Chuẩn bị file danh sách nhân sự đang làm việc của công ty bạn. Bạn có thể tải file dữ liệu mẫu tại: Dữ-liệu-nhân-sự-mẫu

Bước 1. Cài đặt hồ sơ nhân sự

Khi bắt đầu sử dụng hồ sơ nhân sự, bạn hãy thực hiện những cài đặt trước để ứng dụng có hiệu quả những tiện ích của phân hệ nhân sự. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng    cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự
  • Trong màn hình cài đặt Nhân sự  > Chọn mục Hồ sơ nhân sự  > Cài đặt lựa chọn từng option theo quy định của công ty bạn (có giải thích cụ thể ở từng option)

  • Chọn lần lượt từng mục Vị trí công việc/ Chức vụ/ Nơi làm việc/ Trình độ để cài đặt theo thực trạng công ty bạn.
  • Để tạo mới các thông tin tương ứng (Nút [Tạo mới] tại góc trên bên trái màn hình).

Cài đặt các vị trí công việc đang có ở công ty bạn:

Lưu ý: Vị trí công việc và Chức vụ hệ thống sẽ tự động tạo mới khi Import Hồ sơ nhân sự nên không bắt buộc phải tạo mới tại cài đặt hệ thống (Xem chi tiết tại mục Import Hồ sơ nhân sự ở bước 2)

Bạn có thể cài đặt các loại phụ cấp áp dụng cho công ty:

Cài đặt các loại hợp đồng:

Sau khi bạn cài đặt các trường thông tin tương ứng sẽ nhận giá trị bạn vừa cài đặt (ví dụ trường hợp đồng ở hình dưới):

Bạn yên tâm rằng những bài toán của doanh nghiệp bạn đã, đang và sẽ gặp không phải là vấn đề đặc thù chỉ xuất hiện ở riêng doanh nghiệp bạn. Nó cũng từng là bài toán của rất rất nhiều doanh nghiệp thế giới ngoài kia cũng từng trải qua. Phần mềm iSvn được các chuyên gia của iSilicon xây dựng trên nền tảng lý thuyết khoa học quản trị kinh doanh, kế thừa thực tiễn sự phát triển của nền kinh doanh thế giới để giải quyết bài toán quản trị tổng thể chung cho doanh nghiệp.

Khi mới bắt đầu chuyển đổi số bạn có thể chỉ cần nhập liệu một số trường thông tin theo thực tế hiện trạng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các trường thông tin còn lại sẽ là những gợi ý, hoặc cùng với thời gian và sự phát triển của công ty các vấn đề mới phát sinh và các trường thông tin này có thể sẽ là giải pháp cho các trường hợp phát sinh đó.


Bước 2. Tạo mới nhân sự

Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin Hồ sơ nhân sự, bạn trở lại phân hệ Nhân sự  > Chọn Hồ sơ nhân sự

Bạn có 2 cách để thêm mới đối tượng Hồ sơ nhân sự:

Cách 1: Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hồ sơ nhân sự một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài nhân sự (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

  • Chọn biểu tượng  [Tạo mới]  (tại góc trên bên trái màn hình)

Nhập vào các thông tin nhân sự cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin chung, Công việc, Bảo hiểm, Tiếp nhận, Đính kèm để cập nhật thông tin tương ứng


Lưu ý: 2 trường thông tin bắt buộc Mã nhân sự, Họ và tên (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

  • Sau khi điền đủ các thông tin, ấn Cập nhật để lưu lại thông tin hồ sơ nhân sự

Sau khi tạo mới nhân sự, hệ thống sẽ tự động tạo tài khoản cho nhân sự ở trạng thái Chưa kích hoạt dựa trên hồ sơ nhân sự đã có.

Cách 2: Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hồ sơ nhân sự trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hồ sơ nhân sự. Cụ thể:

  • Chọn biểu tượng    Import tại góc trên bên phải màn hình
  • Đính kèm file excel đã được chuẩn bị (file mẫu và định dạng dữ liệu ở bước 0)

  • Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel.
  • Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng dấu (+)  để thêm các trường muốn import.
  • Tại mục Lựa chọn nâng cao: để chọn ra những trường hệ thống sẽ tự động tạo mới khi dữ liệu của trường đó trong file excel chưa được khai báo trên phần mềm.

  • Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import như Lịch sử bảo hiểm, Thông tin gia đình, Bằng cấp, Kiêm nhiệm
  • Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

  • Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng [import] góc phải màn hình > Xem lịch sử hồ sơ nhân sự. Trên danh sách lịch sử import hồ sơ nhân sự chúng ta sẽ xem được số hồ sơ nhân sự import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

  • Các tác vụ trên màn hình danh sách Hồ sơ nhân sự (Tại góc trên bên phải màn hình)


Bước 3. Quản lý đối tượng

Các tính năng tại màn hình chi tiết hồ sơ nhân sự (góc trên bên phải màn hình)